Remuneração e Desempenho
O processo de análise e descrição de cargos visa a levantar as informações sobre as diversas atividades e tarefas que constituem o conjunto de responsabilidades de cada cargo dentro da empresa.
Os ocupantes destes cargos podem fazer suas próprias descrições de cargo, após um treinamento especial numa reunião de cerca de uma hora. Os modelos de instruções para preenchimento dos formulários de descrição de cargo apresentados neste manual contêm informações que servem para elaborar o roteiro desse treinamento.
A revisão dessas descrições tradicionalmente é feita por um analista de cargos, numa entrevista individual com cada ocupante de cargo.
O procedimento para as descrições desses cargos é basicamente o mesmo, quando os ocupantes dos cargos tenham o mínimo de habilidade para escrever. Casa haja problemas para escrever, as descrições podem ser feitas pelo chefe imediato.
A revisão dessas descrições deve ser feita da mesma forma que a dos cargos gerenciais.
O processo de descrição cargos não deve ser entendido como um processo estático, onde uma vez feitas as descrições não há mais necessidade de se pensar no assunto. Muito ao contrário, este é um processo dinâmico, que acompanha a própria dinâmica das mudanças na empresa e nos cargos. Portanto, sempre será positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descrições de cargo existentes. É uma oportunidade para cada departamento ou área da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que está sendo feito, e de que forma, para a consecução dessas metas.
Para os cargos de liderança, coordenação ou equivalentes, a descrição de cargo podem conter os seguintes tópicos:
-identificação
-missão do cargo ou função básica
-principais responsabilidades
Opcionalmente, outros tópicos poderão ser incluídos, como, por exemplo:
-principais desafios/complexidades;
-posição na estrutura organizacional;
-relacionamentos internos e externos.
Para os cargos administrativos/operacionais, a descrição de cargo basicamente contem os mesmos tópicos, apenas com um enfoque voltado para as características dessas funções. No final deste manual são mostrados modelos de instruções para preenchimento de formulários para descrição de cargos Administrativos e Operacionais e para cargos Técnicos, Especializados e Gerenciais. Veja também um modelo de formulário para descrição de cargos.
Dentro de um enfoque mais dinâmico, a preocupação deve ser com a maneira como o cargo deve ser hoje, considerando também uma perspectiva de médio / longo prazo. Quem dá a contribuição não é "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que está no cargo, mediante sua forma de atuação, pode dar contribuições importantes para melhorar o "desenho" do cargo.
Nestes cargos a ênfase recai em tarefas. Procure analisar:
-fluxo das tarefas;
-ciclo das tarefas;
-tipos de controles, relatórios preparados;
-periodicidade e prazos das tarefas;
-relacionamentos com outras áreas.
A ênfase também recai em tarefas. Procure analisar:
- tipos de operações executadas;
- fases/fluxo das tarefas;
- ciclo das tarefas;
- tipos de máquinas operadas;
- tipos de materiais e ferramentas utilizados;
- quantidade/qualidade exigidas do trabalho;
- anotações, controles da produção.
Para melhor descrever estes cargos, analise:
- qual a disciplina principal (que campo do conhecimento);
- como funciona o processo de trabalho;
- qual o ciclo das atividades;
- que áreas são atendidas;
- qual o objetivo da prestação do serviço.
- estratégias;
- políticas;
- estabelecimento de objetivos;
- elaboração de planos de ação;
- responsabilidades por supervisão e controle;
- responsabilidades por gerência de pessoas.
A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa descrição de cargo é sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que seu objetivo é facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o cargo. Por exemplo, imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunião de avaliação de cargos tentando discutir sobre os cargos das diversas áreas e departamentos da empresa. Cada pessoa deverá ler várias descrições de cargo num dia. Portanto as descrições de cargo deverão ter um texto curto, porém esclarecedor.
O estilo recomendado nas instruções de preenchimento dos formulários tem sido utilizado sem problemas por muitas empresas.
Os gerente e diretores devem analisar a versão final das descrições de cargo.
As descrições devem ser analisadas em reuniões, de preferência com a presença de um executivo que tenha autoridade e poder para autorizar modificações na estrutura de cargos ou nos processos gerenciais e sistemas de informação envolvidos.
A revisão das descrições de cargo poderá mostrar, entre outras, algumas das seguintes situações:
- tarefas "órfãs": responsabilidades que ninguém assume;
- superposições de tarefas: tarefas feitas em dois locais diferentes, sem necessidade da duplicação de esforços;
- tarefas desnecessárias: tarefas que não fazem mais sentido e que continuam a ser feitas;
- outras oportunidades para melhorar sistemas e processos gerenciais.
O entrevistador deveria manter sempre uma linha de comunicação permanentemente aberta com todas as pessoas entrevistadas ou que responderam ao questionário para descrição de cargo. Todo o tempo que se puder gastar no contato com os ocupantes dos cargos, esclarecendo dúvidas, será extremamente produtivo em termos de credibilidade e aceitação das políticas de administração salarial da empresa.
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